Einführung ERP-System


Februar 2022

Sparen muss zielführend sein

Ein Projekt zur Einführung einer neuen ERP-Software gibt Anlass und Gelegenheit, eingespielte Prozesse zu hinterfragen, zu verschlanken und dadurch konkrete Einsparungen zu erzielen. Die Umgestaltung will jedoch gut überlegt sein. Eine uTraxx-Anleitung in acht Punkten.

1. Kennen Sie Ihre Ziele

Sie wissen, wie Ihr Marktumfeld aussieht und wie Sie sich positionieren möchten. Sie wissen, welche Prozesse Sie hinterfragen und allenfalls anpassen möchten. Den Umstieg auf ein neues ERP-System nutzen Sie, um Einsparungen zu realisieren. Den Zeithorizont und das Einsparpotenzial können Sie konkret beziffern.

2. Planen Sie agil

Organisieren Sie Ihr Projekt im Voraus so, dass nachträglich keine kostenaufwändigen Anpassungen entstehen. Lastenhefte, die detailliert die Anforderungen an den Softwarelieferanten formulieren, sind nicht zielführend, weil sie viel zu starre Abläufe vorgeben. Formulieren Sie Ihre Ziele in User Stories. Nutzen Sie, wenn Sie Ihr Projekt planen, moderne Methoden des Projektmanagements, wie zum Beispiel Scrum. Die Implementierung lässt sich damit an den jeweiligen Fortschritt anpassen. Das senkt die Kosten und erhöht die Zufriedenheit. 

3. Arbeiten Sie standardisiert

Standardisierung ist ein Zauberwort im Zusammenhang mit effizientem Arbeiten. uTraxx hat die passenden Tools fix eingebaut. Die Kalkulation beispielsweise hält sich strikt an den in der grafischen Branche anerkannten JDF-Standard für Falz- und Druckbogen. Die Ergebnisse einer bestimmten Kalkulation sind stets identisch, egal von wem und wie oft sie erfasst wurden. Auch der Schriftverkehr erfolgt weitgehend einheitlich formuliert und formatiert. Das Erscheinungsbild bleibt dank automatischer Textgenerierung und Nutzung von Textbausteinen, unabhängig vom Sachbearbeiter, immer gleich. 

4. Automatisieren Sie Prozesse

Wenn die Prozesse bereits standardisiert ablaufen, warum nicht gleich weiter automatisieren, indem die JDF-Daten direkt an die Vorstufe übergeben werden? Und warum nicht die statische Lauftasche durch eine digitale Lauftasche ersetzen? Ausgedruckt wird dann nur noch ein Deckblatt mit dem QR-Code, der den Mitarbeiter direkt auf das «Elektronische Job Ticket» (EJT) verlinkt. Von hier aus wird auf in Echtzeit aktualisierte Auftragsinformationen, die Betriebsdatenerfassung (BDE), und das Liefermodul zugegriffen. Für den Schriftverkehr werden fertig aufbereitete PDF-Dokumente direkt als Anhang im Outlook-Mail versandt. Die elektronische Plantafel von uTraxx unterstützt die flexible Planung

5. Haben Sie Mut zur Lücke

Verlieren Sie sich nicht in Details. Meistens genügt es, wenn Sie die Frage nach der Rentabilität klären. Versuchen Sie, bei der Parametrierung nicht übergenau zu werden. Oft erzielt man mit viel Aufwand lediglich eine leicht bessere «Scheingenauigkeit». Vermeiden Sie diesen Fehler. Aber Vorsicht: Haben Sie sich spezialisiert oder ist es aufgrund, z. B. der Kundenstruktur notwendig, etwas exakt abzubilden, dann sparen Sie nicht an der falschen Stelle. Budgetieren Sie den Zusatzaufwand unbedingt ebenfalls. 

6. Nutzen Sie unsere Flexibilität

Das uTraxx-ERP-System ist eine Plattform mit vielen kombinierbaren Bausteinen. Damit können Sie die Einführung flexibel gestalten. Sie starten beispielsweise mit der Standard-Lösung und bauen sukzessive aus. Durch unsere Schulungen erhalten Sie das notwendige Know-how. Die Parametrierung der Lösung erfolgt mit einfach zu nutzenden Werkzeugen, sodass viele Anforderungen intern umgesetzt werden können. Das Wissen wird direkt bei Ihnen im Haus aufgebaut.    

7. Kommunizieren Sie Ihr Vorhaben

Mit der Einführung einer neuen ERP-Software leiten Sie in Ihrem Unternehmen einen Change-Prozess ein. Das benötigt viel Kraft. Transparente Kommunikation steht im Mittelpunkt. Sie müssen gegenüber Ihren Mitarbeitern Überzeugungsarbeit leisten. Digitalisierung beginnt im Kopf. Je nach Situation kann es interne Diskussionen entspannen, wenn Sie Aufgaben an Externe delegieren.  

8. Lassen Sie sich helfen

Konzentrieren Sie sich auf das Change-Management und nutzen Sie unsere fachliche Expertise. uTraxx begleitet Sie sowohl bei der Konzeption wie auch bei der konkreten Umsetzung. Da wir das Programm in allen Facetten kennen, arbeiten wir in der Regel effizienter. Damit schonen Sie letztlich auch Ihre finanziellen Ressourcen. Trotzdem bleibt Ihre Expertise massgeblich: Sie definieren Ihre Ansprüche und beim Testen sind Sie und Ihre Mitarbeiter ebenfalls gefragt. Wir unterstützen Sie mit Administratoren- und Anwender-Schulungen, bei der Parametrierung und später bei der Systempflege. 

Fazit

So, und jetzt bitte einmal kurz durchatmen und darüber nachdenken, wie der Return on Investment (ROI) für eine neue Software-Lösung in Ihrem Unternehmen aussieht. Haben Sie Fragen? Wir sind für Sie da!  

Autor: Frank Jähne, Consultant

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