Agil, statt streng nach Plan

Die Implementierung eines ERP-Systems nimmt viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. Klar, denn es handelt sich hierbei um das kaufmännische Herzstück eines Unternehmens. Kein zweites System ist so eng mit den Geschäftsprozessen verzahnt. Deshalb ist es enorm wichtig, das Projekt im Voraus gut zu organisieren, um nachträgliche und kostenaufwändige Anpassungen zu vermeiden.

Üblich war es, ein ERP-System nach der «Wasserfall-Methode» einzuführen. Im Vorfeld wurde ein umfangreiches und aufwändiges Lastenheft des Kunden für das Softwareunternehmen erstellt, das an Unternehmensziele und Anforderungen festhielt. Man orientiert sich an einem streng linearen Projektverlauf und sobald die Phasen abgeschlossen sind, ist eine spätere Modifikation nicht mehr vorgesehen, auch können Entscheidungen nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Da bei dieser klassischen Methode die Phasen strikt getrennt durch das Projekt laufen, ist man sehr stark an die vorgegebenen Abläufe gebunden. Dies macht die Abfolge so starr und unflexibel, dass ein paralleles Arbeiten praktisch nicht möglich ist.

Um quasi die Schwachstellen der Wasserfall-Methode zu beheben, wurden agile Vorgehensweisen entwickelt. Eine bekannte Methode im Bereich der agilen ERP-Einführung ist «SCRUM». Die Methode stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung.

Bei Scrum werden die Aufgaben nicht mehr anhand eines linearen Plans, sondern in kurzen Implementierungszyklen umgesetzt, den sogenannten Sprints. Durch die kürzeren und transparenteren Phasen hat der Anwender die Möglichkeit, regelmässig die Funktionen zu testen. Dies führt dazu, dass Ergebnisse, Fortschritte und auch Schwachstellen rechtzeitig erkannt werden. Die einzelnen Schritte gehen fliessend ineinander über und finden teilweise parallel statt. Gerade komplexe Projekte lassen sich so besser bewältigen. Agil zu sein bedeutet ja, auf Veränderungen reagieren zu können.

Weitere grosse Vorteile sind die Kommunikation und die Kundenzufriedenheit. Von Beginn an arbeiten Kunde und Projektteam eng zusammen und werden umgehend in die Zyklen einbezogen. Das führt zu einer steigenden Anwenderakzeptanz und dank der konstanten Beteiligung können Anwender das Projekt beeinflussen, wodurch sie sich stärker mit dem ERP-System identifizieren.

Abschliessend kann man sagen, dass die Scrum-Methode eine gewisse Flexibilität erfordert. Weil aber regelmässig Teilergebnisse erzielt und Feedbacks eingearbeitet werden, reduziert sich die Nacharbeit erheblich. Die Gesamtkosten fallen somit geringer aus!